Omgaan met werkdruk

Help, ik kom om in het werk! Leden geven dit signaal geregeld af bij Ingrado. De werkdruk voor zowel leerplichtambtenaren als RMC-medewerkers lijkt toe te nemen. Waar ligt dat aan? Is het de caseload, de organisatie van het werk, toenemende problematiek onder jongeren? En wat kun je eraan doen? Op de werkconferentie van Ingrado in september jl. gaf Jay Borger, bio-psycholoog en werkzaam bij Neuro Habits, een workshop met als titel ‘Verminder je werkdruk met goede gewoontes’. Ingrado Magazine sprak hem na afloop en vroeg drie deelnemers naar de situatie op hun werk en naar wat zij hebben opgestoken van de workshop.

Disbalans
Wanneer ervaren mensen een te hoge werkdruk? Jay Borger benadrukt dat dat heel persoonlijk is. ‘Het kan zijn dat de eisen die het werk aan je stelt te hoog zijn, dat je te veel verantwoordelijkheden hebt of dat er conflicten zijn op de werkvloer. De oorzaken kunnen ook in de privésfeer liggen. Het kan zijn dat iemand heel perfectionistisch is, het werk moeilijk kan loslaten, slecht slaapt of relatieproblemen heeft. Kort samengevat gaat het bij te hoge werkdruk om een disbalans tussen de eisen die het werk en het privéleven stellen en de capaciteiten om aan die eisen te voldoen.’
Het onderwijs en de zorg zijn bij uitstek sectoren waar werknemers hoge werkdruk ervaren. Borger: ‘Het gaat in beide gevallen om sectoren die kampen met flinke personeelstekorten en toenemende administratieve druk. En het gaat om het werken met mensen. Medewerkers voelen zich in hoge mate verantwoordelijk voor hun welzijn. Ze zijn betrokken bij hun patiënten en hun leerlingen. En als er dan te weinig tijd is om het werk echt goed te doen, kan er stress ontstaan.’ Bij leerplichtambtenaren en RMC-medewerkers kan iets dergelijks aan de hand zijn, denkt Borger. ‘Ook zij zijn verantwoordelijk voor mensen, jongeren in dit geval. Jongeren bovendien met wie vaak iets aan de hand is. Vanuit de gemeentelijke organisatie krijgen zij bovenop hun caseload nog administratieve taken en dat kan de werkdruk enorm doen oplopen. Zeker omdat mensen het nut van die administratie niet altijd zien.’

Maatschappelijke druk
Naast de sectorgerelateerde werkdruk speelt er ook maatschappelijke druk die in veel organisaties doorwerkt. ‘De kwaliteitseisen zijn hoog in onze maatschappij, klanttevredenheid wordt steeds belangrijker, alles moet snel, tijd die vrijkomt omdat je efficiënt werkt, moet ook weer ingevuld worden, enzovoort. Ongemerkt krijg je er steeds meer taken bij. Op een gegeven moment kun je het tempo niet meer bijhouden.’ 
Wat kun je doen als je op dit punt bent aangekomen? Borger gebruikt daarvoor een zogenoemde beslisboom. Uitgangspunt vormen de belangrijkste taken die bij je functie horen. ‘Die bepalen wat er aan het eind van de dag afgerond moet zijn. Dat kun je heel concreet maken en afvinken. Tot zover niks aan de hand. Maar dan vraagt een collega of je wil meedenken in een project. Je vraagt je af of je dat moet doen. Bij het antwoord op die vraag kan de beslisboom helpen. Je móet het doen als het in je functieomschrijving staat. Is dat niet het geval dan hóef je het niet te doen. Maar misschien wíl je het wel doen, bijvoorbeeld omdat je er energie van krijgt. Maar kún het ook doen, is dan de vraag. Is er ruimte en tijd voor, heb je de mogelijkheid? Zo ga je stap voor stap de vragen uit de beslisboom langs en door hiermee te oefenen leer je omgaan met vragen die op je af komen.’ 

Nee!
‘Nee’ leren zeggen, kun je ook oefenen, zegt Borger. ‘Je vraagt jezelf af op welke momenten je ‘nee’ zou willen zeggen en wat de eerste stappen zijn om dat te kunnen doen of durven. Je kunt oefenen met tekstjes als “Wat aardig dat je me vraagt”, “Ik zou willen dat ik er tijd voor had”, “Daar overvalt u mij mee, kan ik hier later op terugkomen?”. Zet kleine stappen, evalueer elke dag. Maak het heel concreet. Heb ik gedaan wat ik me had voorgenomen? Waarom niet? Kies de volgende keer andere woorden en oefen rustig door. Zo slijten er nieuwe gewoontes in. En blijf in gesprek gaan als je te hoge werkdruk ervaart.’
En dan de slaap, de grote pilaar voor vitaliteit en welzijn, zoals Borger het noemt. Simpele tips voor een goede slaap: maak er een gewoonte van na 21.00 uur beeldschermen en telefoons weg te leggen. Pak een boek, luister naar muziek of praat nog een tijdje met een huisgenoot. Ook ’s morgens niet meteen die telefoon aan. ‘Je brein is een associatiemachine. Zodra je op je telefoon kijkt, gaat je brein ‘aan’. Wat je ziet is vrijwel altijd nieuwe, spannende of stressverhogende informatie. Sowieso is het niet goed om in bed andere dingen te doen dan slapen of iets gezelligs met je partner. Je brein gaat je bed dan associëren met actie, met ‘aan staan’.’

In een eenmalige sessie zoals Borger op de werkconferentie van Ingrado verzorgde, kun je geen nieuw gedrag aanleren. Dat is wat Neuro Habits wel doet in langlopende trajecten in werksituaties onder meer in het onderwijs. Tussen de sessies door oefenen de deelnemers met nieuw gedrag zodat het kan inslijpen. Borger: ‘Wel hoop ik in een eenmalige sessie een zaadje te kunnen planten.’ Dat dat lukt, blijkt uit onderstaande verhalen van de deelnemers aan de workshop op de werkconferentie van Ingrado.

‘Nee’ leren zeggen, kun je oefenen

Het team is te klein
Jaccolien van Ramselaar is leerplichtambtenaar in de gemeente De Bilt. Ze heeft één collega, beiden werken zij 28 uur. Op eigen verzoek maken zij sinds kort deel uit van het team Veiligheid omdat beide teams veel samenwerken rond jongeren met opvallend gedrag. Ze meldde zich aan voor de workshop omdat ze dagelijks te veel werkdruk ervaart. ‘Met twee keer 28 uur zitten we ver beneden de Ingrado-norm, dus het is niet vreemd dat we veel druk ervaren. De administratieve ondersteuning voor leerplicht is verdwenen zodat we nu alles zelf moeten doen. We leveren de cijfers aan voor de begroting, maken ons eigen jaarverslag, schrijven collegevoorstellen en raadsmededelingen, doen de facturatie en het budgetbeheer. Dit alles naast onze caseload is gewoon erg veel, zeker als er heftige problemen spelen bij jongeren.’

De workshop noemt zij erg interessant en ze heeft er zeker iets van opgestoken. ‘Het is mooi dat je je brein kunt trainen in bepaalde situaties, bijvoorbeeld rond slapen. Ik zie nu beter hoe het brein geprikkeld wordt, bijvoorbeeld door het gebruik van de mobiele telefoon. ’s Avonds doe ik vaak een heel suf spelletje op mijn telefoon, niks spannends. Maar als er dan een melding in het scherm verschijnt, is het brein toch direct geactiveerd. Ik ga daar nu echt anders mee om.

Verzuimmeldingen uit het mbo
Bert Timmermans is voor 24 uur RMC-coördinator in subregio Amstelland, contactgemeente Amstelveen. Daarnaast heeft hij 8 uur voor ondersteuning van het team leerplicht/RMC. De regio bestaat uit vier gemeentes wat het werk soms complex maakt. De belangrijkste werkdruk komt echter voort uit de verzuimmeldingen uit het mbo. ‘Het mbo maakt melding van alle verzuim, ook van 18-plussers. In de praktijk betekent dit dat alle verzuim naar RMC gaat, ook dat van studenten waar de school zelf nog mee aan de slag moet of is. In totaal krijgen we vanuit het mbo evenveel meldingen als vanuit primair en voortgezet onderwijs samen. Met slechts een kwart van de meldingen moeten we als RMC aan de slag, maar dat zien we niet aan de buitenkant. Dat moeten we eerst uitzoeken en dat kost echt heel veel tijd. Hier moet een oplossing voor gevonden worden, onder meer door betere afspraken met het mbo te maken.
‘De workshop vond ik goed, alhoewel sommige dingen moeilijk te veranderen zijn. We zijn afhankelijk van politieke keuzes en daar hebben we niet al te veel invloed op. Wel ben ik nu gemotiveerd om in het werk meer te prioriteren en opdrachten terug te geven als het echt niet past. En ik heb me voorgenomen om meer te delen met beleidsmakers en wethouders, te laten zien wat er kan met de middelen die we hebben. We zullen keuzes moeten maken; wie houden we in beeld en wie niet?’

Mensen die druk ervaren, zijn vaak perfectionistisch

Bureaucratie
Silvie de Vries is leerplichtambtenaar in de gemeente Groningen. Ze ervaart een hoge mate van werkdruk, met name door de combinatie van haar bevlogenheid en de administratieve druk vanuit de gemeentelijke organisatie. ‘Dit werk wordt gedaan door bevlogen en betrokken mensen. Dat is mooi, maar direct ook een risico. Ik richt me op de complexe casussen en die wil ik tot een goed einde brengen. Ik wil bijdragen aan een kansrijke basis voor jongeren. Het werk dat ik daarvoor moet verzetten gaat eigenlijk niet samen met wat we er allemaal bij moeten doen. Er gaat veel tijd zitten in administratieve taken en bureaucratie, terwijl ik deze tijd liever besteed aan de kinderen en gezinnen.’
Van de workshop heeft ze een aantal dingen opgestoken. ‘Een valkuil is bijvoorbeeld dat je voor het eind van de dag of voor de vakantie nog even snel je mail wil wegwerken. Maar wat je vergeet is dat daar dan ook weer een reactie op komt en voor je het weet heb je meer werk in plaats van minder. Dat doe ik nu dus anders, ik neem meer tijd en rust.

‘Een ander is dat ik maar blijf doorwerken als ik er lekker inzit. Adrenaline is verslavend. Als ik thuiswerk moeten mijn kinderen me vaak roepen dat het eten klaar is. Ik maak me dan los van het werk, laat de laptop open op tafel staan. Van Jay heb ik geleerd om een overgangsritueel te maken van werken naar niet-werken. Ik doe de laptop bewust dicht en zet ‘m in de kast. Alle werkpaperassen leg ik uit het zicht. Ook maak ik nu een to-dolijstje voor de volgende dag. Dat geeft rust en overzicht. Krijg ik niet alles af, dan schuif ik het door. Ook pauze nemen is belangrijk, alhoewel het per persoon verschilt hoe je die invult. Ik lees het liefst een of ander artikel, bijvoorbeeld in Ingrado Magazine, haha!’