Artikel

AVG en preventief werken

16 december 2020

Leerplicht is de laatste jaren steeds meer preventief gaan werken. Hoe verhoudt deze werkwijze zich tot de AVG?

De AVG kent 6 grondslagen op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verzameld. 80 tot 90 procent van het werk als medewerker Leerplicht/RMC valt onder de grondslag ‘wettelijke verplichting’. Maar hoe zit dat met de preventieve aanpak van schoolverzuim?

Zodra er een verzuimmelding binnenkomt via DUO ontstaat er een wettelijke basis om bijvoorbeeld een verzuimgesprek aan te gaan met een jongere/ouder(s). Uiteraard is het wel van belang dat je checkt of school het eigen verzuimprotocol heeft gevolgd. Denk aan ouders bellen als jongere verzuimt, jongere eerder laten starten op school of uren inhalen etc. 

Is de wettelijke termijn van 16 uur in 4 weken nog niet bereikt, dan kunnen scholen melden via de rubriek 'overig verzuim'. De leerplichtambtenaar kan de jongere dan oproepen voor het preventieve spreekuur en wijzen op de mogelijke consequenties als de jongere doorgaat met te laat komen of verzuimen. De school dient de ouders en/of de jongere te informeren waar en wanneer het preventieve verzuimgesprek plaatsvindt. Voorwaarde om een jongere preventief te spreken is dat je daarvoor een wettelijke basis/grondslag hebt. In dit geval dus een melding via DUO. Een lijst van de school met namen van jongeren met het verzoek om deze preventief te spreken zónder melding in DUO is niet AVG-proof! Maak hierover dus duidelijke afspraken met school

Aandachtspunt is ook dat je goed nagaat of je bevoegd (beëdigd) bent om jongeren preventief te spreken die niet uit jouw gemeente/regio komen. Als dat niet het geval is, dan zijn er twee mogelijkheden:
•    je spreekt deze jongeren niet (immers geen wettelijke basis);
•    je zorgt ervoor dat er wél een wettelijke basis is, door te (laten) regelen dat je alsnog beëdigd wordt voor de gemeente/regio.

Stel dat er géén wettelijke basis is om (persoons)gegevens te delen, maar er toch een situatie is waarbij alle betrokkenen van mening zijn dat het in het algemeen belang is dat bepaalde informatie gedeeld wordt (bijvoorbeeld het Thuiszitterspact of de Aanpak jeugdgroepen). Dan zul je moeten aantonen dat de aanpak of het beleid een zaak is van algemeen belang (de publiekrechtelijke taak) art. 6 lid 1 onder de AVG.

Belangrijk is dan dat je aantoont dat er beleid ontwikkeld is, dat dit beschreven is en dat duidelijk is wat er met de informatie gebeurt.

Als er beleid is ontwikkeld op de grond algemeen belang, laat dit dan door het College vaststellen en zorg dat er voldaan wordt aan de verantwoordingseisen. 

Ook hier geldt dat schriftelijke afspraken of inmiddels bestaand beleid c.q. convenanten of samenwerkingsovereenkomsten AVG-proof moeten zijn. Vraag bij twijfel de beleidsafdeling om na te gaan of deze nog voldoen aan de privacywetgeving.

Vragen
Hieronder vind je de antwoorden op de meestgestelde vragen over preventief werken na de inwerkingtreding van de AVG.
 
Mag je als leerplichtambtenaar of preventiemedewerker 18+ in het kader van preventie, op de onderwijslocatie, gesprekken houden over verzuim van minder dan 16 uur in 4 weken, óók met leerlingen die niet staan ingeschreven in de gemeente waar jij voor werkt?

Ja, je mag in het kader van preventief werken jongeren spreken als de wettelijke termijn van verzuim (16 uur in 4 weken) nog niet bereikt is. 

Voorwaarde is wel dat school al zelf actie heeft ondernomen (bijvoorbeeld de ouders en of de jongere gebeld, terugkom-acties etc). 

School kan via DUO melden via 'overig verzuim' als de wettelijke termijn nog niet is bereikt. Zorg dat school minimaal 1 uur verzuim via DUO meldt, zodat je een wettelijke basis hebt om een preventief gesprek aan te gaan. Uitsluitend een namenlijst van de school (zonder DUO melding) is dus onvoldoende.

Je mag leerlingen die niet ingeschreven staan in de gemeente waarvoor je werkt alleen (preventief) spreken als je beëdigd bent om ook voor de (regio)gemeente(n) te werken. Ben je niet bevoegd, dan heb je geen grond om de jongeren te spreken.

Realiseer je dat je ook vóór de komst van de AVG, onder de WBP, beëdigd c.q. bevoegd moest zijn om jongeren van andere gemeente(n) of regio’s te spreken. Ben je namelijk niet aangewezen door hen in het kader van het houden van toezicht op de naleving van de Leerplichtwet, dan ontbreekt de wettelijke grondslag om deze jongeren te spreken.

Hetzelfde geldt voor RMC. Je bent niet bevoegd om leerlingen uit een andere regio (preventief) te spreken als zij een onderwijsinstelling in jouw regio bezoeken.

De AP kan een boete opleggen (maximaal € 20 miljoen) of een maatregel opleggen in verband met het onrechtmatig gebruikmaken van persoonsgegevens.

Wat kun je doen?
Bespreek de huidige aanpak met je manager en de FG. Willen jullie (en de onderwijsinstelling) verder met preventieve verzuimgesprekken op de onderwijslocatie? Organiseer dit dan samen met de omliggende gemeenten.

Je hebt dan twee opties: via collegebesluiten van betrokken gemeenten formeel regelen dat de alle leerplichtambtenaren aangewezen en beëdigd worden om voor elkaar de leerplichttaak uit te voeren. Je kunt dan de huidige werkwijze AVG-proof voortzetten. Of - wanneer je dit niet regelt - spreek dan alleen de leerlingen uit je eigen gemeente.
 
Mag je in persoonlijk overleg met medewerkers van scholen preventief jongeren bespreken? Of mag dit pas als er een officiële melding over een leerling gedaan is?

Ga altijd na of er een wettelijke basis is waarop je dit kunt doen. Ken je Wet- en Besluit Verzuimmelding! Is er een grondslag waarop je de jongere mag bespreken? Is er geen verzuim gemeld, op welke basis, grondslag of wet kun je je dan beroepen?

Uiteraard kun je wel in je rol als adviseur optreden en kunnen jongeren (geanonimiseerd) besproken worden. Uiteraard maak je daarvan geen aantekeningen in het dossier van de leerling (mocht je toch zijn/haar naam weten). Wel kun je in je registratiesysteem onder de school je advies noteren als algemeen advies (is in de meeste registratiesystemen mogelijk).
 
Hoe regel je preventieve gesprekken in overeenstemming met de AVG? (hierbij is school eigenaar en wij sluiten aan)?

Hoe is preventief werken beschreven in jullie werkproces? Wat valt eronder? Als je gegevens deelt, met wie doe je dat dan? Leg je gegevens vast? Waar en hoe lang? Wat doe je met de resultaten van de preventieve gesprekken? Hoe is deze werkwijze gecommuniceerd? Allemaal vragen waar je een duidelijk en transparant antwoord op moet kunnen geven.

Een voorbeeld: Als je in samenwerking met school een preventieve aanpak schoolverzuim hebt afgesproken dan zijn er twee situaties denkbaar. We gaan er daarbij vanuit dat de wettelijke termijn van verzuim nog niet is gehaald en school alle stappen heeft gezet die zij in hun verzuimaanpak hebben staan.

1. Een melding verzuim via DUO (kan al vanaf 1 uur ongeoorloofd verzuim via melding overig verzuim). In dit geval mag je de afspraken met de jongere in het leerlingendossier noteren. Je hebt immers een grond om te verwerken (melding DUO). Op deze wijze kun je ook zichtbaar maken hoeveel tijd en energie je steekt in preventief werken en meten wat de resultaten zijn.

2. Geen melding via DUO. Als in het verzuimprotocol van school staat dat er na een aantal stappen die school heeft gezet bij x-aantal verzuim een gesprek volgt op school met de leerplichtambtenaar/RMC-trajectbegeleider en school nodigt leerling en/of ouders/verzorgers uit dan kan het gesprek plaatsvinden. Echter mag je hiervan géén aantekeningen maken in het leerlingendossier, want de wettelijke grond ontbreekt. Eventueel kun je in het dossier van school aangeven dat je een x-aantal preventieve gesprekken hebt gevoerd, zonder namen en rugnummers.

Vragen of opmerkingen? Neem dan contact met ons op.