Opvragen en delen van persoonsgegevens

Uitleg over het opvragen en delen van (bijzondere) persoonsgegevens

Welke (bijzondere) persoonsgegevens mogen scholen met je delen?
De data over jongeren die je van scholen krijgt zijn persoonsgegevens (herleidbaar naar een individu).

De wet zegt dat je data die je niet nodig hebt voor je werk, niet mag verzamelen of opslaan. Deze informatie moet meteen vernietigd worden. 

Ontvang je van school (bijvoorbeeld via het verzuimloket van DUO of per mail) informatie over ziekteverzuim of schorsing van een leerling, beide geoorloofd verzuim, dan moet je deze informatie vernietigen! School mag deze gegevens volgens de AVG namelijk niet delen met leerplicht/RMC. Doen zij dat toch dan hebben zij een datalek.

Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is verboden, tenzij er aan de voorwaarden van de AVG of aan de uitzonderingen zoals genoemd in de Uitvoeringswet wordt voldaan.
Kijk ook in het Besluit register onderwijsdeelnemers wat kan en mag. Het digitaal loket biedt scholen de mogelijkheid om informatie te verstrekken over verzuimachtergronden. Daarbij kan het ook gaan om bijzondere persoonsgegevens, waarvoor een verhoogd beschermingsregime geldt.

In de Wet register onderwijsdeelnemers is vastgelegd dat de school via de uniforme meldprocedure bijzondere persoonsgegevens kan verstrekken over:
•    de godsdienst of levensovertuiging;
•    de gezondheid;
•    strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Echter alleen voor zover dat noodzakelijk is met het oog op de informatieverstrekking over de achtergronden van het verzuim. Let op dat je in je registratiesysteem alleen die informatie vastlegt die een relatie heeft met het verzuim.

Veelgestelde vragen

Hoe ga je om met informatie die je van ouders krijgt, bijvoorbeeld dat een kind of jongere ADHD heeft? (bijzonder persoonsgegeven).

Bijzondere persoonsgegevens mag je niet vastleggen, tenzij er een relatie is tussen -in dit geval- informatie over de gezondheid van het kind en het verzuim. Er zijn namelijk ook kinderen met ADHD die niet verzuimen.

Alleen het feit dat ouders aangeven dat hun kind ADHD heeft, is dus onvoldoende grond om die informatie vast te leggen in je dossier.

Is er een relatie tussen het verzuim en ADHD? Beschrijf dan de relatie tussen het gedrag dat je waarneemt of dat ouders beschrijven en het verzuim. Verwerk dat zo beperkt mogelijk in het leerlingendossier en houd goed in de gaten of de informatie 'nice to know' of 'need to know' is in het kader van de uitoefening van je wettelijke taak.
 
Mag je naar aanleiding van de P-levering mbo-instellingen vragen om aanvullende informatie (telefoonnummer en/of emailadres) te leveren van uitgeschreven leerlingen?

Bij verzuim geldt het Besluit register onderwijsdeelnemers, daarin staan alle gegevens opgenomen.

Indien er sprake is van vsv dan is het volgende artikel van belang:

Artikel 8.3.2. Bestrijding voortijdig schoolverlaten door gemeente

1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor registratie van de gegevens die het bevoegd gezag ingevolge artikel 8.1.8 heeft gemeld of waarover zij op grond van artikel 8.1.8a of op grond van de Wet op het onderwijstoezicht artikel 5, tweede, derde en vierde lid beschikken. Burgemeester en wethouders dragen bovendien zorg voor een systeem van doorverwijzing naar onderwijs of arbeidsmarkt van de in artikel 8.3.1 bedoelde voortijdige schoolverlaters en voor het onderhoud van dit systeem. Het systeem heeft mede betrekking op de gegevens waarover de gemeente beschikt in het kader van de uitvoering van de Leerplichtwet 1969. Voor de uitvoering van de eerste en tweede volzin kunnen bij ministeriële regeling nadere voorschriften worden vastgesteld.

2. Voor de vervulling van hun in het eerste lid bedoelde taken werken de colleges van burgemeester en wethouders samen binnen bij of krachtens algemene maatregel van bestuur vastgestelde regio's. Zij maken tevens afspraken met instellingen, scholen als bedoeld in de Wet op het voortgezet onderwijs, scholen en instellingen als bedoeld in de Wet op de expertisecentra en organisaties die zijn betrokken bij het voorkomen en bestrijden van voortijdig schoolverlaten.

Om je taak goed uit te kunnen voeren zijn de genoemde gegevens van belang!

Zorg wel dat je de mails met persoonsgegevens met scholen versleuteld uitwisselt. Informeer bij je privacy adviseur of FG of en zo ja welke mogelijkheden er zijn binnen jouw organisatie.
 
Mag een school, die een verzuimmelding in DUO aanmaakt, onder de AVG nog verzuimoverzichten verstrekken?

Ja dat mag. Op basis van het Besluit register onderwijsdeelnemers (waar de Leerplichtwet naar verwijst), blijkt dat er een verzuimspecificatie mag zijn. Hiermee is er dus een wettelijke grondslag om verzuimoverzichten aan te leveren.

Wel is de school er verantwoordelijk voor dat het verzuimoverzicht alleen die informatie bevat die bestemd is voor leerplicht, dus alléén het ongeoorloofd verzuim. School zal alle andere opmerkingen uit de verzuimstaten moeten verwijderen zoals ziekte en schorsing (geoorloofd verzuim) en notities als "boeken vergeten, gymkleding vergeten, naar de tandarts" etc).

Realiseer je dat ook het onderwijs bezig is om AVG proof te gaan werken en dat je dus mogelijk nog verzuimoverzichten krijgt met teveel informatie. Stem met je team, teammanager en FG af hoe jullie hier mee omgaan.
 
Mogen scholen hun exit-formulieren nog naar je mailen?

Ja. Als een school een leerling verwijdert, moet dit terstond gemeld worden bij leerplicht. Ook bij RMC, want een jongere die verwijderd wordt is een vsv'er. Dus moet direct gemeld worden door de school.

Denk er bij het uitwisselen van persoonsgegevens via e-mail wel aan dat je dit versleuteld doet. Als je dat niet doet is er overigens niet direct sprake van een datalek. Dit is pas het geval wanneer de mail naar een ander mailadres verstuurd wordt dan dat van degene waarvoor het bestemd.
 
Maakt het uit op welke wijze je persoonsgegevens uitwisselt met scholen of (keten)partners? Per mail, whatsapp of telefonisch?

De AVG geeft aan dat er passende en organisatorische maatregelen genomen moeten worden om het beveiligingsniveau te waarborgen. Dat geldt voor elk medium waarmee je persoonsgegevens uitwisselt. Wat is het gemeentelijk beleid? Stem met je manager en ICT afdeling af welke media je gebruikt (en of ze voldoende beschermd zijn).

E-mail
Tussen gemeenten is veilig uitwisselen van persoonsgegevens geregeld (check bij je eigen organisatie of dat inderdaad zo is). Bij uitwisseling van persoonsgegevens met scholen en (keten)partners moet je de gegevens versleutelen. Maak hierover afspraken met je manager en de ICT-afdeling.

Whatsapp
Met name RMC gebruikt whatsapp vaak om in contact met de jongeren te komen en/of te blijven, bijvoorbeeld om een afspraak te maken om langs te komen of hen eraan te herinneren. Dat zijn reminders zonder persoonsgegevens. Is whatsapp ook voldoende beveiligd om (bijzondere) persoonsgegevens te versturen naar bv (keten)partners? Weet je waar je gegevens blijven en wat er mee gebeurt?

Het feit dat er bij whatsapp staat dat berichten encrypted verstuurd worden, geeft geen nog duidelijkheid over waar je gegevens blijven c.q. worden opgeslagen. Vraag na bij je privacy adviseur of FG wat het beleid in je organisatie is om met whatsapp te werken. Mocht je dit kanaal toch gebruiken om persoonsgegevens te delen, sla deze berichten dan ook op in het leerlingendossier. Daar maken zij namelijk onderdeel van uit.

Telefonisch
Persoonsgegevens delen of uitwisselen per telefoon mag als je bevoegd bent in het kader van je wettelijke taak. Leg alleen vast wat nodig is in je leerlingendossier en deel alleen die informatie die nodig is in relatie tot het verzuim of vsv dat plaats vindt.
 
Wat doe je met informatie die je ontvangt van andere organisaties die nog niet volgens de AVG werken?

Nog niet alle organisaties werken volgens de AVG. Iedere organisatie is zelf verantwoordelijk om AVG proof te werken. Als je informatie ontvangt die je niet mag ontvangen, vernietig deze dan en koppel dat terug aan de afzender.

Overleg met je manager en/of FG als je dit soort situaties tegenkomt! Maak gezamenlijk afspraken hoe hiermee om te gaan.
 
Mag je bij een ROC informeren of een jongere is toegelaten tot een opleiding?

Ja (anders is of wordt het een vsv'er).