Gegevensverwerking leerplicht/RMC

Wat mogen leerplicht/RMC doen met persoonsgegevens

Medewerkers leerplicht en RMC verwerken dagelijks persoonsgegevens. Alle informatie die direct te herleiden is naar een persoon valt onder de noemer persoonsgegevens.
Onder verwerking vallen alle handelingen die een organisatie kan uitvoeren met persoonsgegevens. Denk aan: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, met elkaar in verband brengen, wissen en vernietigen.

Leerplichtmedewerkers voeren 80 tot 90 procent van hun werkzaamheden uit op basis van artikel 6 AVG rechtmatige verwerking ‘wettelijke taak’. Hiervoor is dus géén toestemming nodig.

Weet jij wat het verschil is tussen gewone en bijzondere persoonsgegevens? Lees hier de uitleg

Meestgestelde vragen over gegevensverwerking door leerplicht en RMC
  
Mag je het dossier van een leerling binnen je eigen team, bijvoorbeeld van leerplicht naar RMC, overdragen?

Ja, in de wet staat dat de RMC-administratie is gekoppeld aan leerplicht.

De basis om dit te mogen zit onder andere in het volgende wetsartikel van de Wet Voortgezet Onderwijs (WVO):

Artikel 118h. Bestrijding voortijdig schoolverlaten door gemeente
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor registratie van de gegevens die het bevoegd gezag ingevolge artikel 28 heeft gemeld of waarover zij op grond van artikel 28a of op grond van artikel 24f, derde en vierde lid, van de Wet op het onderwijstoezicht beschikken. Burgemeester en wethouders dragen bovendien zorg voor een systeem van doorverwijzing naar onderwijs of arbeidsmarkt van de in artikel 118g bedoelde voortijdige schoolverlaters en voor het onderhoud van dit systeem. Het systeem heeft mede betrekking op de gegevens waarover de gemeente beschikt in het kader van de uitvoering van de Leerplichtwet 1969. Voor de uitvoering van de eerste en tweede volzin kunnen bij ministeriële regeling nadere voorschriften worden vastgesteld.

Dit betekent ook dat je leerplichtgegevens mag delen met RMC.
 
Mag je de gegevens van alle leerlingen en ouders in de gemeente bijhouden om te controleren op absoluut verzuim (waarvoor ouders wettelijk verantwoordelijk zijn)?

Ja, er is een wettelijke verplichting op grond van toezicht op de naleving van de leerplichtwet 1969, artikel 19 Lpw:

Burgemeester en wethouders controleren, of de jongeren die als ingezetene in de Basisregistratie personen zijn ingeschreven en nog leerplichtig of kwalificatieplichtig zijn, overeenkomstig de bepalingen van deze wet als leerling of deelnemer staan ingeschreven.

Ook de gegevens van de ouders/verzorgers mag je verwerken. Immers het is de verantwoordelijkheid van ouders om ervoor te zorgen dat hun kind naar school gaat en alle regelingen rondom de leerplicht zijn ook op de ouders gericht.
 
Mag je de contacten met ouders over leerlingen vastleggen, ook als er nog geen sprake is van gemeld verzuim, een vrijstellingsaanvraag etc., maar bijvoorbeeld advies?

Nee, er is dan geen wettelijke grondslag om dit te doen. Er is namelijk nog geen melding of aanvraag. Wat je kunt doen bij een algemene adviesvraag van zowel school als ouders is de adviesvraag onder de school noteren zonder vermelding van naam of andere persoonsgegevens (is in veel registratiesystemen mogelijk).

Mag je voor het opmaken van een proces-verbaal bij vermoedelijk ongeoorloofd schoolverzuim of luxe verzuim een verklaring van school/hulpverlening en gespreksverslagen en brieven met afspraken toevoegen? Of heb je hiervoor toestemming van ouders en/of leerling nodig?

Ja, dat mag. De leerplichtambtenaar vraagt in het begin van het verzuimproces aan de ouders wie benaderd mag worden om informatie op te vragen rondom verzuim. Dat hoeft dus niet meer te worden gedaan. Zij zijn hiervan namelijk al op de hoogte.

Afspraken horen ook bij het proces-verbaal om aan te tonen dat je geprobeerd hebt ouders/leerling ertoe te bewegen om het verzuim te doen eindigen, conform artikel 22 Lpw (Onderzoek door leerplichtambtenaar).

Toestemming kan alleen maar gebruikt worden als dit een wettelijke grondslag heeft. Als die er niet is dan moet het een 'vrije wilsuiting' zijn die geen consequenties mag hebben. Dat betekent dat de betrokkene een echte keuze heeft en geen nadelige gevolgen mag ondervinden als hij toestemming weigert of intrekt.

Bij overheidsorganisaties noemt de AVG het onwaarschijnlijk dat een burger volledig ongedwongen zijn toestemming kan verlenen. Meer hierover lees je bij het onderwerp toestemming.
 
Alle gemeenten in een regio voeren de RMC-functie zelf uit. De contactgemeente is verantwoordelijk richting Rijk en voor het gebruik van Suwi. Is hier sprake van uitbesteden? En moet de contactgemeente verklaren dat het Suwi gebruik door de andere gemeenten volgens de regels is gedaan, terwijl deze daar helemaal geen zicht op heeft.

Er is in deze situatie géén sprake van uitbesteding van RMC-taken. Iedere gemeente is zelf wettelijk verantwoordelijk voor de registratie, voor een systeem van doorverwijzing naar onderwijs en arbeidsmarkt en voor het onderhouden van dit systeem.

Voor het gebruik van Suwi moeten de medewerkers die het gaan gebruiken en die niet in dienst zijn van de contactgemeente een gebruikersovereenkomst ondertekenen waarmee de veiligheid en het gebruik van de gegevens wordt beschermd.
 
Mogen medewerkers RMC die informatie horen van jongeren die niet over schoolgang gaat, maar bijvoorbeeld over schulden, problemen, thuissituaties etc., deze informatie gebruiken om de jongeren te helpen en toevoegen aan het dossier?

Nee, dat mag niet. Je mag alleen maar gegevens vastleggen die te maken hebben met hetgeen waarvoor je te werk gesteld bent. Voor RMC is dit iets ruimer dan bij leerplicht, namelijk vsv'ers registreren, zorgen voor een systeem van doorverwijzing naar onderwijs en arbeid en dit systeem onderhouden. Dat is je wettelijke grondslag.

Als je de informatie die je van de jongere krijgt daaraan kunt relateren, dan kun je ver gaan in wat je vastlegt. Uiteraard wel zo beperkt mogelijk de gegevens verwerken (nice to know / need to know). Houd er wel rekening mee dat je bijzondere persoonsgegevens niet vast mag leggen (tenzij). Belangrijk dus om goed op de hoogte te zijn van het wettelijk kader waarin je werkzaam bent. Bedenk goed wat je vastlegt en doe dit zo beperkt mogelijk.

Tip: Doe zoveel mogelijk met de jongeren samen! Ga bijvoorbeeld samen naar schuldhulpverlening of hulpverlening en draag de jongere over. Leg niet alles tot in detail vast in het dossier. Beperk je verwerking van gegevens tot het noodzakelijke. Ook hier weer het onderscheid nice to know / need to know.
 
Mag je zorgoverleg (ZAT-IZO) verslagen, aanmeldformulieren e.d. opslaan in het dossier of in een persoonlijk digitaal of papieren (mail)archief?

Je mag alleen belangrijke zaken die te maken hebben met het verzuim van een leerling vastleggen. Haal die informatie dus uit het verslag en verwerk het in je dossier (met de bron en datum). De rest van het verslag/formulier vernietig je.

Houd er rekening mee dat alle aantekeningen die je bewaard, zowel digitaal in je mailarchief als in persoonlijke "naslagdossiers" onderdeel uitmaken van het dossier van een jongere. Dus bij een verzoek tot inzage horen ook deze aantekeningen (digitaal en analoog) te worden aangeleverd.

Let op: gebruik je persoonlijke werkaantekeningen als geheugensteuntje, dan vallen deze niet onder het inzagerecht! Maar sla je de aantekeningen vervolgens op in een (digitaal of papieren) dossier óf verstrek je ze aan anderen, dan heeft een burger ook recht op inzage van deze aantekeningen!

Bespreek samen met je team, je manager en de FG hoe je nu omgaat met schaduwdossiers, of de wijze waarop jij dit doet AVG proof is én of je het blijft doen. In dat laatste geval moet je ook rekening houden met bewaartermijnen conform de Archiefwet. 
 
Mag je gegevens opvragen van een leerling bij de 'oude' woon-gemeente? Of andersom: mag je leerlinggegevens of dossiers doorgeven aan een nieuwe woongemeente?

Ja, daarvoor is een wettelijke basis, zie de Leerplichtregeling 1995, artikel 3:

1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor een administratie van de leerlingen die als ingezetenen met een adres in de gemeente in de basisregistratie personen zijn ingeschreven.
2. Indien van een leerling in de basisregistratie personen een adres in een andere gemeente wordt opgenomen, zenden burgemeester en wethouders van de gemeente waar de leerling laatstelijk zijn adres had de administratieve gegevens van de leerling aan die andere gemeente.

Zorg er wel voor dat de gegevens versleuteld (encrypted) zijn als je deze digitaal verzend.
 
Mag je op verzoek van een vmbo-school een waarschuwingsbrief naar een leerling sturen die weinig stappen zet om de overstap naar het mbo te maken?

Nee, dat is onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens. Tenzij er ook sprake is van ongeoorloofd verzuim dan zou je daarover met de jongere in gesprek kunnen gaan en kunnen informeren naar de overstap naar het MBO.

Ga voor jezelf na of er een wettelijke grondslag is waarop je een waarschuwingsbrief kunt sturen. Is die er niet dan zal de school zelf met de jongere in gesprek moeten.